Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung der Personendaten auf dieser Website im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG) ist:

Fabian Surber
Staffelhof 18
8055 Zürich
Schweiz
E-Mail: datenschutz@fairzeugnis.ch

Weitere Angaben zum Anbieter findest du im Impressum.

Ausnahme — Inhalte im Arbeitgeber-Konto: Für Personendaten, die ein Arbeitgeber in seinem Konto über Dritte bearbeitet — also über Mitarbeitende (Zeugnis-Erstellung) und über Bewerbende (Bewerber-Analyse) — ist der jeweilige Arbeitgeber die verantwortliche Stelle. Er entscheidet, wessen Daten er erfasst und zu welchem Zweck. Wir bearbeiten diese Daten ausschliesslich in seinem Auftrag als Auftragsbearbeiter, nur zur Erbringung der bestellten Funktion und nicht zu eigenen Zwecken. Betroffene Mitarbeitende und Bewerbende wenden sich für Auskunft und Löschung an den Arbeitgeber; siehe Deine Rechte.

Welche Daten wir bearbeiten

Zeugnis-Analyse (/analyze): Das von dir hochgeladene Dokument (PDF, DOCX oder Bild) wird zur Auswertung an unseren KI-Anbieter übermittelt (siehe unten). Das Dokument selbst speichern wir zu keinem Zeitpunkt auf unseren eigenen Servern — es wird ausschliesslich im Arbeitsspeicher der laufenden Anfrage verarbeitet und danach verworfen. Das Analyseergebnis (Note, Zusammenfassung und die erkannten Formulierungen) speichern wir dagegen für bis zu 72 Stunden in unserer Datenbank (Google Firestore), damit du auch nach einem Zahlungsvorgang oder einem Neuladen der Seite darauf zugreifen kannst. Nach 72 Stunden wird der Eintrag automatisch gelöscht.

Zustellung des Analyse-Berichts: Schaltest du den vollständigen Bericht frei, senden wir ihn dir als PDF per E-Mail zu. Als Empfängeradresse verwenden wir die E-Mail-Adresse, die du im Bezahlvorgang bei Stripe angegeben hast; wir speichern diese Adresse nicht in unserer Datenbank. Für den Versand setzen wir Resend ein (siehe unten) — der Bericht und die Empfängeradresse werden dabei an diesen Dienstleister übermittelt. Da du den Bericht damit dauerhaft selbst besitzt, bleibt es bei der kurzen Aufbewahrungsdauer von 72 Stunden auf unserer Seite.

Zeugnis-Erstellung (/generate): Die Erstellung eines Arbeitszeugnisses setzt ein Arbeitgeber-Konto voraus. Die von dir im Formular eingegebenen Angaben zur beurteilten Person (z. B. Name, Geburtsdatum, Funktion, Anstellungszeitraum, Leistungsbewertungen) werden zur Erstellung des Entwurfs an unseren KI-Anbieter übermittelt und anschliessend zusammen mit dem erzeugten Zeugnistext in deinem Konto gespeichert, damit du den Entwurf weiter bearbeiten, versionieren und exportieren kannst. Diese Daten bleiben gespeichert, bis du das betreffende Zeugnis oder dein Konto löschst.

Arbeitgeber-Konto: Für die Anmeldung speichern wir deine E-Mail-Adresse (Authentifizierung über Firebase Authentication). Im Firmenprofil hinterlegte Angaben (Firmenname, Adresse) sowie hochgeladene Briefkopf-Elemente (Logo, Unterschriften) speichern wir dauerhaft in Google Firestore bzw. Google Cloud Storage, da sie für den Briefkopf der exportierten Zeugnisse benötigt werden.

Bewerber-Analyse: Lädst du im Konto ein Bewerber-Arbeitszeugnis zur Auswertung hoch, wird dieses — wie bei /analyze — nur für die Anfrage an den KI-Anbieter übermittelt und nicht dauerhaft gespeichert. Gespeichert werden ausschliesslich das Analyseergebnis, die von dir vergebene Bezeichnung (Name und optional Position der Bewerber:in) und deine eigenen Notizen zur Kandidatur — damit du sie später erneut aufrufen und Kandidaturen vergleichen kannst, bis du sie löschst.

Hier bearbeitest du Personendaten einer Drittperson. Verantwortliche Stelle dafür bist du als Arbeitgeber (siehe oben), und es gelten die Schranken des Arbeitsrechts: Nach Art. 328b OR dürfen im Anstellungskontext nur Daten bearbeitet werden, welche die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen. Die Auswertung eines Arbeitszeugnisses, das dir die Bewerber:in selbst mit ihrer Bewerbung eingereicht hat, hält sich in diesem Rahmen. Nicht davon gedeckt ist die Auswertung von Dokumenten, die dir nicht im Rahmen einer Bewerbung überlassen wurden. Als verantwortliche Stelle triffst du ausserdem die Informationspflicht gegenüber der Bewerber:in (Art. 19 revDSG) — sie muss erkennen können, dass ihr Zeugnis durch ein KI-gestütztes Tool ausgewertet wird. Wir empfehlen, gespeicherte Bewerber-Analysen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu löschen; ohne Einwilligung der Bewerber:in gibt es für eine längere Aufbewahrung in der Regel keinen Grund.

Missbrauchsschutz (Rate Limiting): Um die Funktionen vor übermässiger automatisierter Nutzung zu schützen, zählen wir Anfragen pro IP-Adresse bzw. pro Konto. Diese Zählung erfolgt ausschliesslich im Arbeitsspeicher unseres Servers, wird nicht in einer Datenbank oder Logdatei dauerhaft gespeichert und verfällt automatisch nach 24 Stunden bzw. bei einem Neustart des Servers.

Empfänger der Daten (Auftragsbearbeiter)

Wir setzen für den Betrieb der Website sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Personendaten in unserem Auftrag bearbeiten:

Google (Gemini API) — KI-Sprachmodell zur Analyse und Erstellung von Arbeitszeugnissen. Hochgeladene Dokumente bzw. eingegebene Angaben werden zu diesem Zweck an die Gemini-API übermittelt und dort im Auftrag verarbeitet; sie werden nach Angaben des Anbieters nicht zum Training der Modelle verwendet. Anders als die in Firestore und Cloud Storage abgelegten Daten (siehe unten) findet diese Verarbeitung nicht in der Region Zürich statt.
Google (Firebase / Google Cloud) — Authentifizierung, Datenbank (Firestore), Datei-Speicher (Cloud Storage) und Hosting. Die Daten werden in der Region europe-west6 (Zürich, Schweiz) gespeichert.
Stripe, Inc. (USA) — Abwicklung von Zahlungen und Abonnements. Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer) werden direkt von Stripe verarbeitet und erreichen unsere Server nicht; wir erhalten von Stripe lediglich Zahlungs- und Abo-Status.
Resend (Plus Five Five, Inc., USA) — Versand transaktionaler E-Mails, namentlich die Zustellung des freigeschalteten Analyse-Berichts. Der Versand selbst erfolgt über Server in Irland (Region eu-west-1); Kontodaten, Metadaten und Versandprotokolle werden nach Angaben des Anbieters unabhängig davon in den USA gespeichert. Übermittelt werden die Empfängeradresse und der Bericht als E-Mail-Inhalt samt PDF-Anhang.
Functional Software, Inc. (Sentry, USA) — technisches Fehler-Monitoring. Dabei können technische Daten und im Fehlerfall einzelne kontextbezogene Angaben verarbeitet werden, um Störungen zu erkennen und zu beheben.

Datenübermittlung ins Ausland

Bei der Nutzung der oben genannten Dienste von Google (Gemini), Stripe, Resend und Sentry können Personendaten in die USA bzw. in die internationale Infrastruktur dieser Anbieter übermittelt werden. Wir stützen diese Übermittlungen auf die Instrumente des revDSG (insbesondere geeignete vertragliche Garantien wie Standardvertragsklauseln). Die in Firestore und Cloud Storage abgelegten Konto-, Firmen- und Zeugnisdaten werden in der Google-Region europe-west6 (Zürich, Schweiz) gespeichert; die Anmeldung selbst wird über Firebase Authentication (Google) abgewickelt.

Cookies und Tracking / Webanalyse

Für angemeldete Arbeitgeber setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das die Anmeldung aufrechterhält. Es dient ausschliesslich der Funktion des Kontobereichs.

Zur datenschutzfreundlichen Reichweiten- und Nutzungsmessung setzen wir das Analysetool Vercel Web Analytics (Vercel Inc., USA) ein. Das Tool funktioniert ohne Cookies, speichert keine Personendaten und verarbeitet IP-Adressen ausschliesslich in anonymisierter Form. Sämtliche Daten dienen ausschliesslich der aggregierten statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website.

Hosting und Server-Logdaten

Die Website und die Datenbank werden auf der Infrastruktur von Google (Firebase / Google Cloud) in der Region europe-west6 (Zürich, Schweiz) betrieben. Beim Betrieb der Website können durch die Infrastruktur automatisch technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage, aufgerufene Seite) verarbeitet werden, soweit dies für den sicheren und stabilen Betrieb erforderlich ist.

Aufbewahrungsdauer

Hochgeladene Dokumente speichern wir nicht über die einzelne Anfrage hinaus. Ergebnisse der Zeugnis-Analyse (/analyze) werden für bis zu 72 Stunden gespeichert und danach automatisch gelöscht. Konto-, Firmen- und Zeugnisdaten sowie im Konto gespeicherte Bewerber-Analysen bewahren wir auf, bis du sie einzeln oder mit deinem Konto löschst. Wir setzen für diese Inhalte keine eigene Frist, weil wir sie im Auftrag des Arbeitgebers aufbewahren — über die Aufbewahrungsdauer von Bewerber-Analysen entscheidet der Arbeitgeber als verantwortliche Stelle, und sie sollte auf die Dauer des Bewerbungsverfahrens beschränkt bleiben (siehe oben). Die Missbrauchsschutz-Zähler sind rein temporär (max. 24 Stunden).

Deine Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts hast du das Recht auf Auskunft über die dich betreffenden Personendaten sowie auf deren Berichtigung, Löschung oder Herausgabe. Angemeldete Arbeitgeber können gespeicherte Zeugnisse und Analysen jederzeit selbst löschen. Für alle weiteren Anliegen erreichst du uns unter datenschutz@fairzeugnis.ch. Ausserdem steht dir der Weg an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) offen.

Hinweis für Mitarbeitende und Bewerbende: Wurden deine Daten von einem Arbeitgeber in Fairzeugnis bearbeitet — etwa weil er dein Arbeitszeugnis hier erstellt oder deine Bewerbungsunterlagen ausgewertet hat — richtest du Auskunfts- und Löschbegehren an diesen Arbeitgeber: Er ist dafür die verantwortliche Stelle und kann die betreffenden Daten selbst einsehen und löschen. Wenn du nicht weisst, an wen du dich wenden sollst, oder wenn ein Arbeitgeber nicht reagiert, melde dich unter datenschutz@fairzeugnis.ch — wir leiten das Anliegen weiter und unterstützen den Arbeitgeber bei der Erfüllung.

Für alles, was nicht den Datenschutz betrifft — technische Probleme, Fragen zu einem Bericht, Rückmeldungen — erreichst du uns unter help@fairzeugnis.ch.

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die eingesetzten Funktionen oder Dienstleister ändern. Massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.